Законодавча норма зобов’язує роботодавця у день звільнення працівника видати йому трудову книжку. Але ж цього дня працівника може й не бути на підприємстві. Як діяти у такому разі?

1536559452_work_book

Повідомлення про необхідність отримати трудову книжку

Трудові книжки зберігають на підприємствах як документи суворої звітності. Відповідальність за організацію ведення обліку, зберігання і видачу трудових книжок покладено на керівника підприємства.

Статтею 47 КЗпП та пунктом 4.1 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженою наказом Мінпраці, Мін’юсту і Мінсоцзахисту від 29.07.1993 № 58 (далі — Інструкція № 58) передбачено, що у день звільнення роботодавець зобов’язаний видати працівнику належно оформлену трудову книжку із внесеним до неї записом про звільнення і провести з ним розрахунок у встановлені строки. Одержавши трудову книжку у зв’язку зі звільненням, працівник ставить підпис в особовій картці (типова форма № П-2, затверджена наказом Держкомстату, Міноборони від 25.12.2009 № 495/656) та в Книзі обліку руху трудових книжок і вкладишів до них (типова форма № П-10, затверджена наказом Мінстату від 27.10.1995 № 277).

Повідомлення працівнику, який відсутній у день звільнення, про отримання трудової книжки

Якщо працівник відсутній на роботі в день звільнення, відповідно до пункту 4.2 Інструкції № 58 роботодавець у цей же день має надіслати працівнику поштове повідомлення про необхідність отримання трудової книжки. Бажано надсилати таке повідомлення рекомендованим листом «з повідомленням про вручення». Більше того, варто скористатись послугою «Укрпошти», що передбачає вручення рекомендованого повідомлення особисто адресату («вручити особисто»). За таких умов, у разі виникнення трудового спору, у роботодавця буде додатковий доказ щодо відсутності його вини у затримці видачі працівнику трудової книжки.

Неодержані трудові книжки — залишаємо на підприємстві

Пересилання трудової книжки поштою з доставкою на зазначену адресу допускається лише за письмовою згодою працівника. Якщо письмової згоди на пересилання трудової книжки поштою роботодавець не отримав, або рекомендований лист повернувся (працівник відмовився від отримання листа або змінив місце проживання і не надав відповідної інформації), то слід керуватися пунктом 6.2 Інструкції № 58, відповідно до якого трудові книжки та їх дублікати, що не були одержані працівниками при звільненні, зберігаються протягом двох років у кадровій службі підприємства окремо від інших трудових книжок працівників, які перебувають на роботі.

Після цього строку не затребувані трудові книжки (їх дублікати) зберігаються в архіві організації протягом 50 років, а по закінченні зазначеного строку їх можна знищити в установленому порядку.

Видача трудової книжки третій особі

Якщо працівник не може з’явитися особисто на підприємство для отримання трудової книжки і через певні обставини (наприклад, перебування за кордоном) не бажає (чи не має змоги) отримати трудову книжку шляхом пересилання поштою, він може реалізувати свої права та обов’язки через представництво, тобто має право довірити одержання трудової книжки третій особі.

Однак, врахуйте таке: представництво виникає на підставі договору, закону, акту органу юридичної особи та з інших підстав, встановлених актами цивільного законодавства (п. 3 ст. 237 Цивільного кодексу України; далі — ЦК); представництво, яке ґрунтується на договорі, може здійснюватися за довіреністю (ст. 244 ЦК).

Довіреністю є письмовий документ, що видається однією особою, яку представляють (довірителем), іншій особі для представництва перед третіми особами. Для отримання трудової книжки довіреність має бути посвідчена нотаріально, з метою надання їй юридичної вірогідності. Також у довіреності мають бути чітко визначені юридичні дії, які належить вчинити представнику (п. 2.1 гл. 4 розд. ІІ Порядку вчинення нотаріальних дій нотаріусами України, затвердженого наказом Мін’юсту від 22.02.2012 № 296/5). Довіреність особи на одержання трудової книжки, яка проживає у населеному пункті, де немає нотаріусів, може бути посвідчена уповноваженою на це посадовою особою органу місцевого самоврядування, Довіреності, посвідчені зазначеними посадовими особами, прирівнюються до нотаріально посвідчених (абз. 4-6 п. 3 ст. 245 ЦК).

Увага! У тексті довіреності має бути чітко зазначено, що особа уповноважена одержати трудову книжку певного громадянина, а також представляти й одержувати необхідні документи, підписувати та робити всі інші дії, необхідні для виконання вказаного доручення. В іншому разі, якщо в тексті довіреності це прямо не зазначено, роботодавець не має підстав видавати трудову книжку такому представнику. Єдиним винятком з цього правила може бути представництво на підставі загальної довіреності (генеральної довіреності). За змістом та обсягом повноважень, що їх отримує представник, загальна довіреність уповноважує представника на виконання не якого-небудь окремого правочину чи певної дії, а на здійснення всіх правочинів та інших юридичних дій різного характеру, право на вчинення яких належить особі, яка видала довіреність.

У тексті довіреності мають бути зазначені: місце і дата її складання (підписання), прізвища, імена, по батькові, місце проживання представника й особи, яку представляють, а в необхідних випадках і посади, які вони займають. Також важливий строк дії доручення. Не можна видати трудову книжку за дорученням, термін дії якого сплив. Довіреність, у якій не зазначена дата її вчинення, є нікчемною. Недодержання наведених вимог — підстава для законної відмови роботодавця видати трудову книжку за такою довіреністю.

Якщо довіреність відповідає наведеним вимогам, то за умови надання представником документа, що посвідчує особу, роботодавець може видати йому трудову книжку довірителя, залишивши для зберігання організації оригінал або належним чином засвідчену копію довіреності та копію документа, що посвідчує особу представника.

У Книзі обліку руху трудових книжок і вкладишів до них можна зазначити, що трудову книжку видано на підставі довіреності, вказавши прізвище та ініціали отримувача і реквізити довіреності. Записи про звільнення в трудовій книжці.

Кому вручити трудову книжку, якщо працівник помер? У разі смерті працівника (або за наявності судового рішення про оголошення особи померлою) трудову книжку можна видати на руки його найближчим родичам під розписку або надіслати поштою на їх вимогу (п. 4.3 Інструкції № 58).

 

Джерело: https://www.kadrovik01.com.ua/article/3849-vidacha-trudovo-knijki-u-den-zvlnennya?utm_medium=letter&utm_source=letternews&utm_campaign=letternews_2019.07.26_kadru_readers_43526